Import plików z Polisy w Chmurze do Berg System

Import plików z Polisy w Chmurze do Berg System w programie LibreOffice

   Do Berg System można zaimportować dane Klientów i sprzedanych produktów z Polisy w Chmurze. Warto przed rozpoczęciem importu sprawdzić jak nazywają się poszczególne kolumny w Polisie w Chmurze i Berg System. Aby podczas importu dobrze nazwać odpowiednie kolumny.

Aby przeprowadzić import danych najpierw trzeba wyeksportować je z poprzedniego systemu – w tym przypadku Polisy w chmurze.

Importu do Berg System będziemy dokonywać w 3 podstawowych krokach:

I. Import kontaktów,

II. Import sprzedaży,

III. Import rat

I. Import kontaktów – jeśli mamy klientów firmowych i osoby prywatne – to należy przeprowadzić dwa osobne importy kontaktów.

Najlepiej będzie przygotować dwa osobne pliki – firmy i osoby prywatne

      1. Firma: Kluczowe jest aby każdy Klient miał przypisany nr NIP. Bo potem przy imporcie sprzedaży to po NIP-ie System przydziela odpowiednią sprzedaż:

• Z pliku wygenerowanego z Polisy w Chmurze należy wyfiltrować osoby prywatne i je usunąć. Następnie zaznaczyć w filtrze Firmy.

• W kolejnym kroku dodajemy kolumnę ID współpracownika. Z czarnego paska menu wybieramy zespół — trzecia zakładka w górnym pasku menu Tabela — i każdy współpracownik ma swój nr ID – po tym nr System rozpoznaje komu przypisać daną sprzedaż,

• następnie dodajemy kolumnę o nazwie ID starego systemu,
• teraz trzeba będzie go zapisać w formacie CSV – klikamy – pobierz jako plik CSV. Uwaga: podczas zapisu warto spojrzeć jak zapisują się polskie znaki (instrukcja zapisu z bazy wiedzy)

  Plik — pobierz jako — wartości rozdzielone przecinkami (.csv, bieżący arkusz)

• następnie zapisz jako i wybieramy edycja ustawień filtra. Należy zwrócić uwagę na wybrany separator pola i separator tekstu.

• w kolejnym kroku przechodzimy do importu danych. Na koncie w Berg System wybieramy Ustawienia systemu — import danych — i submenu Import firm.

• System nie importuje dubli i po zakończeniu importu można zobaczyć jakie kontakty i z jakiego powodu nie zostały zaimportowane.

2. Osoba prywatna: Kluczowe jest aby każdy Klient miał przypisany nr PESEL. Bo podczas importu sprzedaży po numerze PESEL System będzie łączył sprzedaż z Klientem:

• System CRM Polisa w Chmurze imię i nazwisko Klienta zapisuje w jednej kolumnie, a w Berg System dane te mają rozdzielny zapis. (instrukcja jak to zrobić najszybciej).
• Postępujemy analogicznie jak w przypadku importu Klientów Firmowych, czyli zapisujemy plik w formacie CSV,
• W kolejnym kroku przechodzimy do importu pliku do Systemu. Ustawienia Systemu — Import danych — Import osób. 

• Podobnie jak w przypadku Firm System wykrywa duble i ich nie przenosi.

II. Import sprzedaży

• Po dokonaniu importu kontaktów przechodzimy do przygotowania plików do importu sprzedaży. Ponieważ importowany będzie plik z innej bazy CRM nie ma w nim odpowiedniego dla bazy Berg identyfikatora produktu – jak nadać i czym jest Identyfikator produktu. 
• Jak stworzyć identyfikator produktu z pliku Polisa w Chmurze?

Należy prawym klawiszem myszki zaznaczyć jedną kolumnę, by dodać nową. Następnie w nowo powstałej kolumnie w pierwszym wierszu kombinację znaków wpisujemy = następnie złącz.teksty i otworzy się nawias ( wewnątrz nawiasu klikamy w jeden wiersz, który chcemy połączy następnie ; i drugi,  który ma zostać połączony oraz zamykamy nawias). Czynność powtarzamy tyle razy ile mamy do połączenia rekordów. 

• Z tak przygotowanym plikiem przechodzimy do importu sprzedaży do Berg System. W tym celu należy wybrać: Ustawienia Systemu — Import danych — Import sprzedaży.

Wskazane jest wybranie następujących  zakładek:

Tytuł (numer polisy/nazwa/opis)

Daty obowiązywania polisy od…do

Dane Agenta,

NIP w przypadku importu sprzedaży dla Firm,

PESEL w przypadku importu sprzedaży dla osób prywatnych,

III. Import rat

Aby przejść do importu rat przechodzimy w Systemie: Ustawienia Systemu — Import danych — Import rat.

Wybrać należy następujące kolumny:

Tytuł (numer polisy/nazwa/opis),

Dane Agenta, 

Identyfikator produktu – kod ryzyka,

Opis – ryzyka na polisie,

Wartość danej raty,

Termin raty,

Datę wpłaty raty,

• Czynność należy powtórzyć tyle razy ile maksymalnie rat jest wprowadzonych, czyli np jeśli mamy 4 raty za dany produkt to wprowadzamy cztery importy, ale każdy z inną datą płatności raty.
• Osobno wprowadzamy harmonogram dla Firm, a osobno dla osób prywatnych.